College geeft antwoord op gemeentehuisvragen

Geplaatst door Westlanders.nu op 03/10/2012 10:29 - Gewijzigd op 28/07/2013 23:28

Westland 03.10.2012 - De fractie LEO 2.0 heeft het College in een op 28 september 2012 ontvangen brief vragen gesteld over Huisvesting gemeentelijke organisatie.  

Ingevolge het bepaalde in artikel 26 van uw "Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de Raad", beantwoorden zij deze vragen als volgt:

Vraag 1

Wat betekent het voor de jaarlijkse exploitatielast per kantoor als in deze middenvariant 25 jaren afschrijvingstermijn wordt gekozen?
(dit betreft vraag 4 die op 28 augustus 2012 schriftelijk is gesteld; de beantwoording van het college op 3 september jl. is geen antwoord op deze feitelijke vraag, slechts een motivering waarom gekozen is voor 15 jaren i.p.v. 25 jaren.)

Antwoord vraag 1

De technische vragen van verschillende fracties over dit onderwerp hebben wij op 3 september jl. als volgt beantwoord: 

‘De maatregelen van de renovatie (en daarmee de hoogte van het investeringsbedrag) garanderen een levensduur van 15 jaar. De afschrijving vindt dan ook over 15 jaar plaats. Indien er gekozen wordt voor een afschrijvingstermijn van 25 jaar, moet de aard van de maatregelen ook op die levensduur worden afgestemd. Dit vergt nieuw onderzoek. Afschrijven in 25 jaar  betekent ook een hoger investeringsbedrag. Per saldo zal de jaarlast in beide situaties naar verwachting niet veel van elkaar afwijken.

Er wordt ook een termijn van 30 jaar genoemd. Dit betekent niet dat het genoemde investeringsbedrag in 30 jaar wordt afgeschreven (en dus tot een lagere kapitaallast leidt) maar gaat uit van 2 renovaties van 15 jaar. Dit maakt geen verschil voor de hoogte van de genoemde jaarlast.’

Het college van B&W is van mening dat er binnen de mede door u beschikbaar gestelde middelen een afdoend antwoord is geformuleerd op uw vraag.

De gearceerde tekst geeft weer dat voor verdere beantwoording van uw vraag aanvullend onderzoek noodzakelijk is. Indien de gemeenteraad op uw voorstel in meerderheid bepaalt (en betaalt) dat een aanvullend onderzoek noodzakelijk is, zullen wij u hierin uiteraard ondersteunen.

Vraag 2

Wij zouden graag een nieuwe actuele, nog beter toekomstgerichte berekening, zien die uitgaat van de situatie vanaf 2016 en deze objectief toegepast worden op niet alleen het renovatiescenario, maar alle scenario’s.

(dit deel van de vraag 7 van 28 augustus 2012 is nog steeds niet beantwoord; op 3 september 2012 en ook op geen enkel ander moment gaat het college van B&W in op deze vraag)

Antwoord vraag 2

Het college van B&W is van mening dat de op 3 september jl. toegestuurde onderbouwing van de €1,7 mln. voor efficiency uw vraag voldoende heeft beantwoord. Voor de volledigheid zenden wij u deze onderbouwing nogmaals als bijlage bij deze brief toe.

In de bijeenkomst van de commissie Bestuur van 26 augustus jl. heeft de gemeentesecretaris mondeling aangegeven dat de volledige €1,7 mln. efficiencyvoordeel vanaf 2016 deel uitmaakt van de bezuinigingstaakstelling op de organisatie. Vanuit het oogpunt van het college van B&W is een opsplitsing of gedeeltelijke realisatie van de efficiencyvoordelen dan ook niet mogelijk. Bij het scenario van LEO 2.0 wordt de ambtelijke organisatie op meerdere locaties gehuisvest waardoor de volledige €1,7 mln. voor efficiencyvoordelen niet behaald kan worden.

Verder is de werkpleknorm waarin lang niet iedereen een eigen bureau heeft, niet alle samenwerkende collega’s bij elkaar zitten, het eigentijds werken en het maximaal profiteren van schaalvoordelen daarin goed realiseerbaar in één nieuw pand. Meerdere panden en een meer traditionele indeling van het pand bieden daarin minder mogelijkheden.

Het college van B&W heeft er het volste vertrouwen in dat deze bezuinigingstaakstelling conform de met u gecommuniceerde planning gerealiseerd zal worden.

Vraag 3

Wij zouden in dit verband (vorige vraag) ook graag vernemen hoe het college - als het gaat om efficiency – inschat wat de betekenis is van de sinds 2008 gevormde of nog te vormen dislocaties als het Werkplein, de Omgevingsdienst Haaglanden (ODH), de Regionale Belastinggroep (RBG) en wellicht nog meer gemeentelijke diensten die in een regionale shared service opgaan? Onze ambtenaren verrichten die taken nu of straks elders (in en buiten het Westland) en de processen en informatiestromen met de achterblijvende taken in de gemeente moeten toch ingeregeld zijn of worden. (Het betreft vraag 8 van 28 augustus 2012)

Antwoord vraag 3

In de beantwoording op de technische vragen van verschillende fracties hebben wij de door u benoemde vraag op 3 september jl. als volgt beantwoord:

‘Vraag

Hoe kijkt het college aan tegen de gevormde dislocaties (Werkplein, ODH, regionale belastinggroep) in relatie met het benoemde efficiencyvoordeel?

Antwoord

In het in eerste instantie gehanteerde PvE (650Fte) is geen rekening gehouden met werknemers op het Werkplein en bij de vorming van de ODH.

Andere ontwikkelingen maken deel uit van de organisatieontwikkelingen welke de vermindering van het PvE tot gevolg hebben naar 550 Fte.’

In aanvulling op bovenstaand antwoord kunnen wij u melden dat de gevormde dislocaties gevolg zijn van regionale samenwerking waarbij de medewerkers uiteindelijk geen deel meer uitmaken van de gemeentelijke organisatie (ODH, RBG). Voor deze organisaties is centralisatie van medewerkers juist ook een manier van werken naar efficiency.

In het werkplein staat het dienstverleningsproces centraal waardoor verscheidene dienstverleners elkaar ondersteunen en versterken in de dienstverlening. Deze kwaliteitsverbetering van de dienstverlening aan cliënten van het Werkplein is bereikt met een oplossing die voor de gemeentelijke organisatie van Westland niet de meest efficiënte is.

Vraag 4

Is de tegenberekening van de fractie van LEO 2.0 onder de gegeven aannames als juist te beoordelen? Zo neen graag motiveren, waarom niet?

Antwoord vraag 4

In een snelle beoordeling van uw tegenberekening constateren wij:

  • In het investeringsniveau ontbreken een tweetal investeringen:
  1. 1.    Boekwaarde Rabobank locatie.

In het scenario van LEO 2.0 wordt alleen rekening gehouden met de investering en de kapitaalslasten van de renovatie, maar niet met de huidige boekwaarde van de Rabolocatie (zoals ook opgenomen in scenario 7a van de DHV rapportage 550 Fte). Hierdoor neemt de investering met € 3,4 mln. toe en de kapitaalslasten met € 200.000

  1. 2.    Losse inrichting meubilair.

In het scenario LEO 2.0 wordt geen rekening gehouden met losse inrichting zoals ook is opgenomen in scenario 7a en 9a (DHV rapportage 550 Fte). In beide scenario’s is voor 468 werkplekken een investering in meubilair van € 622.000 opgenomen.

Bij een redenatie vanuit uw scenario (bij een inschatting naar rato), zal in het scenario van LEO 2.0 voor 192 werkplekken meubilair moeten worden aangeschaft. Dit is een investering van (192/468) * € 622.000 = € 255.000. Hiermee stijgen de kapitaalslasten met € 36.000.

Hiermee komt het investeringsbedrag na validatie scenario LEO 2.0 op € 22,8 mln.

  • Gebruiksduur van 25 in plaats van 15 jaar.

In het renovatiescenario van AT Osborne is uitgaan van een investeringsniveau bij een renovatie met een gebruiksduur van 15 jaar. Dit betekent dat bij dit investeringsniveau de renovatie na 15 jaar opnieuw moet worden uitgevoerd omdat het dan technisch is versleten. Zonder meer verlengen van de gebruiksduur zoals opgenomen in het scenario LEO 2.0 van 15 naar 25 jaar zonder dat hiermee het investeringsniveau wordt verhoogd is in de optiek van het college van B&W zeer discutabel.

Zoals ook in de beantwoording op vraag 1 is benoemd, is nader onderzoek hiervoor noodzakelijk.

  • Rentepercentage

In de berekening van AT Osborne is gerekend met de toen geldende rentepercentage van 4,5%. In het scenario van LEO 2.0 wordt gerekend met 3,92%. Dit sluit aan bij de huidige uitgangspunten en de door het college voorgestelde scenario 9a.

Uitgaande van bovengenoemde aanpassingen leidt dit tot de volgende validatieberekening: 

Investeringen en Exploitatielasten

Scenario LEO

Na validatie

(bedragen x € 1.000)

Investering LEO 2.0

19.236

19.236

 

 

 

Boekwaarde Voormalige Rabobanklocatie

 -

       3.354

Losse inrichting meubilair

 -

          255

 

 

 

Investering na validatie

 

      22.845

 

 

 

Exploitatielasten:

 

 

Kapitaallasten

1.523

2.148

Exploitatielasten

1.518

1.518

 

 

 

Totale exploitatielasten

3.041

3.666

Hierbij dienen de volgende voorbehouden te worden gemaakt:

  1. In de validatieberekening is het investeringsniveau van de losse inrichting meubilair een naar rato berekening toegepast. Er is niet opnieuw bepaald wat het investeringsniveau van de losse inrichting meubilair is bij dit scenario.
  2. De toepassing van een gebruiksduur van 25 jaar in het scenario van LEO 2.0 is niet overgenomen in de validatieberekening. In de validatie is uitgegaan van de oorspronkelijke 15 jaar. Om een gebruiksduur van 25 jaar toe te passen is nader onderzoek noodzakelijk. 
  • Efficiency-effecten

In de ogen van het college van B&W is de door u aangeleverde alternatieve berekening van de efficiencyvoordelen onjuist. In de bijeenkomst van de commissie Bestuur van 26 augustus jl. heeft de gemeentesecretaris mondeling aangegeven dat de volledige €1,7 mln. Efficiencyvoordeel vanaf 2016 deel uitmaakt van de bezuinigingstaakstelling op de organisatie. Vanuit het oogpunt van het college van B&W is een opsplitsing of gedeeltelijke realisatie van de efficiencyvoordelen dan ook niet mogelijk. Bij het scenario van LEO 2.0 wordt de ambtelijke organisatie op meerdere locaties gehuisvest waardoor de volledige €1,7 mln. voor efficiencyvoordelen niet behaald kan worden.

Inhoudelijke / rekenkundige beoordeling
In het scenario Leo 2.0 wordt de harde efficiency ad € 0,6 mln. plus de zachte efficiency van € 0,3 mln. voor 1 / 4 meegeteld omdat LEO 2.0 ervan uitgaat dat er niet vier maar één locatie extra is. Rekenkundig is dit juist.

Echter, als dit bekeken wordt vanuit de verhouding van huisvestingsoppervlakte van de drie locaties kom je op een ander verhouding. In het scenario van LEO 2.0 wordt circa
een-derde van de werkplekken gerealiseerd in ’s-Gravenzande (211 van de 666). De afslag in het scenario van LEO 2.0 van de efficiencywinst is als je dit bekijkt vanuit de verhouding de werkplekken niet een-vierde maar een-derde.

Voor zachte efficiency wordt niet gerekend met een gemiddelde reisafstand van 30 kilometer, maar met een gemiddelde snelheid van 30 kilometer per uur.

In het scenario waarmee LEO 2.0 rekent is geen rekening gehouden met de zachte efficiency van 1,5% van de loonsom ad € 0,8 mln. omdat er in dit scenario vanuit wordt gegaan dat door digitalisering deze winst ook wordt gehaald. Het college van B&W is het oneens met deze aanname.

Wij gaan er vanuit uw vragen met deze brief te hebben beantwoord.

Burgemeester en wethouders van Westland,

de secretaris,                       de burgemeester, 

M. van Beek

J. van der Tak

Bijlage: Onderbouwing efficiencyvoordeel

Omschrijving

Bedrag

Bedrag

Eerder onderbouwd als ‘ harde efficiency’

Vergoeding reiskosten

70.000

 

Koerierskosten

42.000

 

Personeelskosten team Facilitaire zaken

312.000

 

Investeringen: netwerkverbindingen

150.000

 

Investeringen: vervangingsplan facilitaire apparatuur

57.000

 

Subtotaal

631.000

Toegevoegd als onderbouwing voor zachte efficiency (wel de eerder gemelde thema’s)

Vermindering aantal improductieve uren door het reizen tussen gemeentehuizen

Gemiddeld 10.000 km per maand (uit analyse declaraties), uurloon 76,50 all-in, 30 km/u gemiddeld

306.000

Vermindering risico op miscommunicatie bij vergaderingen

 

1,5% van de loonsom a 52.000.000

780.000

Verbeterde onderlinge afstemming

Verbetering informatiestromen

Verbetering werksfeer en werkomstandigheden

Effectievere integraliteit

Subtotaal

 

1.040.000

Totaal

 

1.717.000

Exclusief rente