Tekst en uitleg over kosten gemeentehuis

Geplaatst door Westlanders.nu op 30/03/2012 14:37 - Gewijzigd op 28/07/2013 23:16

Westland 30.03.2012 - De fractie LEO 2.0 heeft in een op 6 februari 2012 ontvangen brief vragen gesteld over uitgevoerde verkenningen in het kader van de huisvesting van de gemeentelijke organisatie.  

Ingevolge het bepaalde in artikel 26 van uw "Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de Raad", beantwoorden wij deze vragen als volgt:

Vraag 1

Uit de beantwoording van vraag 2 van 30 december 2011 stelt het college dat de onderzoeken niet bedoeld zijn geweest voor het college zelf, maar voor de gemeenteraad. Nu het informatiepakket beschikbaar is kan de indruk niet worden weggenomen dat het college zelf met veel vragen zat en behoefte had aan nadere kennis en daarvoor bereid was heel veel leergeld te betalen.

  1. Is het dan ook niet voor de hand liggend, gezien ook de omvang van de onderzoekskosten van € 212.000, dat het aan de gemeenteraad is om daartoe opdracht te verstrekken?
  2. Welke argumenten heeft het college om de gemeenteraad te passeren als opdrachtgever voor de onderzoeken?
  3. De gemeenteraad heeft de verantwoordelijkheid voor de begroting en het budgetrecht en dient daarover te besluiten om een krediet beschikbaar te stellen. Waarom heeft het college besloten de bevoegdheid van de gemeenteraad in deze over te nemen en waarop is dat gebaseerd?

Antwoord vraag 1

In 2010 is het proces naar een nieuw gemeentehuis stopgezet. Na de verkiezingen is er een collegewerkprogramma opgesteld met daarin de keuze voor centrale huisvesting. Het college heeft ervoor gekozen om binnen de bestaande begroting een aantal opties verder te verkennen zodat de raad een compleet dossier aangeboden kon worden.

In aanzet is hiervoor gekozen omdat de omvang van de uit te voeren onderzoeken beperkt leek. Gedurende het proces heeft het college besloten tot een verdere verdieping van de vraagstelling om de raad zo goed mogelijk te kunnen informeren richting besluitvorming over herhuisvesting. Gevolg hiervan was een uitbreiding van de onderzoeksopdracht. Omdat ook deze bredere onderzoeksopdracht binnen de financiële kaders van de bedrijfsvoeringbudgetten zou blijven is ervoor gekozen zoals te doen gebruikelijk geen investeringskrediet aan te vragen.

Op deze manier wilde het college de mogelijkheid scheppen om gezamenlijk een nieuwe startpositie te creëren. De uitkomsten van het rekenkameronderzoek onderschrijven deze koers.

Voor verdere vervolgonderzoeken zullen wij bij u een voorbereidingskrediet aanvragen. Dit verzoek kunt u op korte termijn verwachten gecombineerd met een procesvoorstel voor het verdere proces richting besluitvorming over huisvesting van de gemeentelijke organisatie.

Vraag 2

Er zijn twee mogelijkheden van financiering van deze onderzoekskosten volgens de spelregels van de begroting: 

  1. De voorbereiding hoort thuis in een bepaald raadsprogramma (van de begroting). In de programma’s kunnen budgetten zijn opgenomen voor inhuur. De uitgaven voor de voorbereiding mogen dan ten laste van deze inhuurbudgetten van het betreffende programma worden gebracht (niet van de andere programma’s). Dit is toegestaan zolang de realisatie van doelstellingen en activiteiten van het betreffende programma geborgd is.
  2. Er is een investeringskrediet door de gemeenteraad toegekend, eventueel gedekt vanuit de bestemmingsreserve Nieuwbouw gemeentehuis; dat is dan ook een raadsbesluit. De uitgaven moeten dan ten laste van dit investeringskrediet zijn gebracht. Het college heeft aangegeven in de antwoorden dat niet gekozen is voor deze mogelijkheid.

Gelet op A en B hierboven, verzoeken wij per onderzoek de volgende vragen te beantwoorden dan wel informatie te verstrekken.

  1. Uit welk programma (en product) is het onderzoek gefinancierd?
  2. In welk jaar (of jaren) is/wordt het onderzoek verantwoord (bedrag per product/paragraaf en per jaar)?
  3. Op welke wijze heeft dat invloed gehad op de realisatie van doelstellingen en activiteiten in betreffende begrotingsprogramma?
  4. De opdracht met daarin opgenomen de onderzoeksvragen?
  5. Eventueel nadere informatie over gemaakte afspraken met opdrachtnemer voor, tijdens of na het onderzoek over GEHEIMHOUDING resultaten?
  6. Dezelfde vraag als het gaat om afspraken met derden betrokken bij het onderzoek?
    De antwoorden van de onderzoeken op de vraag f mogen vertrouwelijk verstrekt worden als daartoe aanleiding bestaat.

Antwoord vraag 2

A t/m c.

            In de afdoening van de motie van de fractie LPF over kostentoerekening nieuw gemeentehuis zijn de gemaakte kosten voor inhuur kennis en deskundigheid in een afzonderlijk overzicht opgenomen.

De onderzoeken zijn in te delen in twee groepen:

            - Onderzoeken gericht op informatievoorziening over de huisvestingssituatie van de gemeentelijke organisatie voor de korte termijn.

Het betreft hierbij de kosten van Inpassingsstudie Rabobankgebouw (€ 16.875,--) en Herhuisvesting tijdelijke huisvesting (€ 15.000,--).

            - Onderzoeken ten behoeve van de informatievoorziening over herhuisvesting van de gemeentelijke organisatie (lange termijn).

 Op grond van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten autoriseert de raad de budgetten op programmaniveau. De bedrijfsvoeringsbudgetten maken deel uit van deze programmabudgetten. De kosten van de bedrijfsvoering worden aan de verschillende programma's toegerekend op basis van inschattingen van de programmaverantwoordelijke afdelingen. De gemaakte onderzoekskosten zijn en worden gedekt uit verschillende bedrijfsvoeringsbudgetten die door middel van de bovenstaande methodiek worden toegerekend aan de verschillende begrotingsprogramma's afkomstig uit de boekjaren 2011 en 2012.

            De gebruikte budgetten uit de bedrijfsvoering zijn niet overschreden waardoor ook de programma's niet extra zijn belast. Al met al heeft dit er niet toe geleid dat de doelstellingen van de programma's niet gehaald zijn 

  1. Een overzicht van de opdrachten met de hierbij behorende onderzoeksvragen wordt u als bijlage bij deze brief toegezonden.
  2. Met de verschillende opdrachtgevers zijn geen specifieke afspraken gemaakt over geheimhouding van onderzoeksresultaten of delen hiervan. Er gelden normale geheimhoudingsafspraken zoals deze in algemene voorwaarden verwoord zijn, waarbij opdrachtnemers verplicht zijn informatie geheim te houden tegenover derden die niet bij de uitvoering van de opdracht betrokken zijn. Uitzondering hierop zijn de stukken welke door de commissie Bestuur als geheim zijn bestempeld in de raadsvergadering van dinsdag 24 januari jl. 
  3. Zie e. Geen verdere aanvullende informatie met betrekking tot derden betrokken bij de onderzoeken.

Vraag 3

Het college stelt in de antwoorden dat de onderzoeken allemaal beschouwd worden als 'voorbereidende werkzaamheden naar besluitvorming over realisatie van herhuisvesting van de gemeentelijke organisatie’. Gelet hierop is het noodzakelijk, zoals ook met andere plannen, om deze onderzoeken als (voorbereiding-)krediet aan te vragen uit de bestemmingsreserve gemeentehuis dan wel een ander budget. Wat is het gemotiveerde standpunt van het college om daarvan af te wijken?

Antwoord vraag 3

De uitgevoerde onderzoeken betreffen voorbereidende werkzaamheden ten behoeve van besluitvorming over gemeentelijke huisvesting. Dit blijkt ook uit onze beantwoording van 11 februari jl. op de artikel 26 vragen van de fractie LEO 2.0. Zoals ook door u aangegeven bij vraag 2 kan dit onder bepaalde condities gedekt worden uit de bedrijfsvoeringsbudgetten op programmaniveau. In aanzet is hiervoor gekozen omdat de omvang van de uit te voeren onderzoeken beperkt leek.

Gedurende het proces heeft het college besloten tot een verdere verdieping van vraagstelling om de raad zo goed mogelijk te kunnen informeren richting besluitvorming over herhuisvesting. Gevolg hiervan was een uitbreiding van de onderzoeksopdracht. Omdat ook deze bredere onderzoeksopdracht binnen de financiële kaders van de bedrijfsvoeringsbudgetten zou blijven is ervoor gekozen geen investeringskrediet aan te vragen.

Voor mogelijke vervolgonderzoeken op basis van de door u gestelde kaders zullen wij u verzoeken om een voorbereidingskrediet. Ook zullen wij u gedurende het traject informeren over voortgang en fundamentele wijzigingen in de opdrachtverstrekking, mochten deze zich voordoen.

Vraag 4

Hoe beoordeelt het college de rechtmatigheid van het handelen binnen de afgesproken spelregels in de begrotingscyclus?

Antwoord vraag 4

De raad autoriseert de budgetten op programmaniveau, waarbij het college bevoegd is om daarbinnen keuzes te maken, mits de doelstellingen van de programma's niet in gevaar komen. In antwoord op vraag 2 hebben wij aangegeven dat dit in relatie tot de uitgevoerde onderzoeken niet het geval is geweest.

In antwoord op vraag 1 en 3 hebben wij de afwegingen voor onze handelwijze nader toegelicht. Tevens hebben wij daarbij aangegeven dat wij voornemens zijn voor de vervolgkosten voortkomend uit de door u benoemde kaders een krediet aan te vragen.

Vraag 5

Al voor de fusie van de gemeente Westland is onderzoek uitgevoerd naar centrale gemeentelijke huisvesting. Uit betrouwbare bron blijkt dat al in 2002 daarvoor een krediet beschikbaar is gesteld van € 1,2 mln. De 5 zelfstandige gemeenten hebben dat bedrag uitgetrokken voor het bouwen van een nieuw gemeentehuis. Daar is een werkgroep mee aan de slag gegaan. Externe deskundigen zijn aangetrokken en architectenbureaus hebben schetsen gemaakt. Zelfs Rem Koolhaas is geraadpleegd. Het begrote bedrag is eind 2003 nog overschreden. Daarom de vragen:

  1. Klopt het dat in 2002 een krediet is beschikbaar gesteld van € 1,2 mln.?
  2. Met welk bedrag is dat krediet in 2003 overschreden?
  3. Hoe hoog is daarmee het totale bedrag voor alle kosten die tot op heden gemoeid zijn met centrale huisvesting in Westland (motie kostentoerekening)?

Antwoord vraag 5

Wij kunnen het door u genoemde krediet van de voormalige gemeenten uit 2002 niet direct herleiden.

Wij gaan er vanuit uw vragen met deze brief te hebben beantwoord.

Burgemeester en wethouders van Westland,

de secretaris,                       de burgemeester, 

M. van Beek

J. van der Tak

 Bijlage

Overzicht verkennende opdrachten en onderzoeksvragen

 

  1. Inpassingsstudie Rabobankgebouw
  • Uitvoerende partij:                 AT Osborne
  • Kosten:                                   € 16.875,--
  • Onderzoeksvragen

-       Hoeveel werkplekken kunnen er in het Rabobankpand worden gerealiseerd, rekening houdend met ARBOnormen en bestaande werkplekconcepten van de Gemeente Westland

-       Welke kosten zijn daarmee gemoeid (exploitatie en investering) voor een gebruiksperiode van 5 jaar

 

  1. Herhuisvesting tijdelijke huisvesting
  • Uitvoerende partij:                 AT Osborne
  • Kosten:                                   € 15.000,--
  • Onderzoeksvragen

-       Stel een projectplan op voor het in regie nemen van de herhuisvesting van de gemeentelijke organisatie op korte termijn

  • Gebruiksklaar maken Rabobankpand voor gebruik voor 5 jaar
  • Oplevering leegkomende panden
  • Herhuisvesting gemeentelijke organisatie, incl. griffie en fracties
  • Verhuizingen
  • Uitvoering achterstallig onderhoud huidige gemeentehuizen

 

  1. Herijken PVE en kostenraming nieuw gemeentehuis
  • Uitvoerende partij:                 AT Osborne
  • Kosten:                                   € 13.500,--
  • Onderzoeksvragen

-       Herijk op globaal niveau het bestaande PvE op basis van actuele ontwikkelingen in de organisatie en inzichten op vakinhoudelijk gebied

-       Wat zijn de investerings- en exploitatiekosten van realisatie van een nieuw gemeentehuis volgens dit herijkte PvE en geef deze kosten weer in de tijd.

-       Maak een globaal vergelijk tussen de huidige en mogelijke toekomstige exploitatielasten voor de huisvesting van de gemeentelijke organisatie.

 

  1. Onderbouwing renovatie en huisvestingsscenario's
  • Uitvoerende partij:                 AT Osborne
  • Kosten:                                   € 17.000,--
  • Onderzoeksvragen

-       Stel vast hoe inpassing van de verschillende bestuursfuncties mogelijk is in het voormalige Rabobankpand

  • Opstellen vlekkenplan
  • Aanpassen globaal PvE voor nieuwbouw
  • Opstellen investerings- en exploitatie raming Rabobankpand per variant
  • Aanpassen investerings- en exploitatieraming nieuwbouw per variant

 

-       Geef inzicht in de financiële consequenties voor de renovatie van de bestaande gemeentehuizen van Wateringen, Monster, 's-Gravenzande en Naaldwijk.

  • Schouwen van benoemde gemeentehuizen
  • Opstellen overzicht uit te voeren renovatiewerkzaamheden
  • Opstellen investerings- en exploitatieramingen

 

  1. Locatieonderzoek nieuw gemeentehuis
  • Uitvoerende partij:                 Diverse partijen
  • Kosten:                                   € 3.400,--
  • Onderzoeksvragen

-       Diverse kosten rapportages t.b.v. het locatieonderzoek: taxatie, grondverwerving, kadaster.

 

  1. Voorbereiding raadspresentatie
  • Uitvoerende partij:                 HenS
  • Kosten:                                   € 8.800,--
  • Onderzoeksvragen

-       Bereidt de presentatie van de te kiezen scenario's voor op basis van de door Westland gegeven inhoudelijke informatie.

 

  1. Ontwikkelvormen realisatie nieuw gemeentehuis
  • Uitvoerende partij:                 BNG Advies
  • Kosten:                                   € 2.720,--
  • Onderzoeksvragen

-       Denk, schrijf mee (indirect) en ondersteun op regiebasis de ambtelijke organisatie op vakinhoudelijk gebied bij het opstellen van een inhoudelijke rapportage over mogelijke ontwikkelvormen en financieringsconstructies.

 

  1. Uitvoering PPC en marktconsultatie
  • Uitvoerende partij:                 Deloitte Financial Advisory Services
  • Kosten:                                   € 33.600,--
  • Onderzoeksvragen

-       Stel een Publiek Private Comparator op waarmee de mogelijke plannings-, financiële- en kwalitatieve voor- en nadelen van een DBFMO-aanbesteding ten opzichte van een traditionele ontwikkeling van de nieuwbouw inzichtelijk wordt

-       Voer een beknopte marktconsultatie uit waarbij de haalbaarheid van een DBFMO-aanbesteding voor het gemeentehuis wordt getoetst en eventuele kansen en risico's vanuit de markt inzichtelijk worden.

 


  1. Haalbaarheidsonderzoek eigentijds werken
  • Uitvoerende partij:                 Draaijer + Partners
  • Kosten:                                   € 10.000,--
  • Onderzoeksvragen

-       Geef inzicht in wat Het Nieuwe Werken inhoudt

-       Geef inzicht in de positie van de gemeentelijke organisatie in relatie tot Eigentijds Werken, welke acties moeten er worden uitgevoerd

-       Wat zijn de belangrijkste risico's met betrekking tot invoering van Eigentijds Werken