College licht communicatiebeleid gemeente toe

Geplaatst door Westlanders.nu op 25/10/2013 06:30 - Gewijzigd op 25/10/2013 06:38

Westland 25.10.2013 - De fractie Westland Verstandig-LEO 2.0 heeft het College in een op 28 augustus 2013 ontvangen brief vragen gesteld over communicatie gemeente Westland.

Ingevolge het bepaalde in artikel 26 van uw "Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de Raad", beantwoorden zij deze vragen als volgt:

Vraag 1

Herkent uw College de concrete signalen die wij hebben ontvangen, zoals eerder aangegeven?

Antwoord

Wij vinden het belangrijk dat inwoners, ondernemers en organisaties worden betrokken bij het maken van voor hen relevant beleid en heldere voorlichting krijgen over de gevolgen van genomen besluiten. Wat gaat er gebeuren en wat betekent dit voor hen?

Naast beleidscommunicatie is voor onze inwoners communicatie over zaken die hun directe leefomgeving raken van belang. Ook deze vorm van communicatie heeft onze aandacht. De afdelingen zijn verantwoordelijk voor de communicatie over projecten en activiteiten. De betrokken medewerkers worden bewust gemaakt van het belang van goede communicatie en krijgen tools aangereikt om de communicatie op een zorgvuldige manier in te vullen. Bij projecten waarbij de gemeente in regie werkt, wordt de communicatie verzorgd door de partij die de opdracht uitvoert. Hiervoor worden bij opdrachtverstrekking duidelijke voorwaarden meegegeven. De gemeente monitort of de afspraken over communicatie worden nagekomen.

Soms komt het voor dat de uitvoeringscommunicatie niet zorgvuldig verloopt. In zo’n geval sturen wij zo goed mogelijk bij. Dat geldt ten aanzien van zowel externe partijen als gemeentelijke projectleiders.

Communicatie is een dynamisch proces dat voortdurend aandacht nodig heeft. Wij staan dan ook zeker open voor suggesties van inwoners die een bijdrage leveren aan het verbeteren van de communicatie.

Vraag 2

Herkent uw College de beeldvorming die zodoende ontstaat bij Westlandse inwoners?

Antwoord

Zie het antwoord op vraag 1.

Vraag 3

In het jaarverslag en de jaarrekening over 2012 komt het woord ‘Communicatie’ niet voor, ook de kosten en omvang van de organisatie van communicatiefunctie ontbreekt.

a. Hoeveel geld is in 2012 gemoeid geweest en in 2013 tot 1 juli met communicatie en hoeveel interne medewerkers (in aantallen en fulltime-eenheden) zijn daar in de gehele organisatie mee belast?

b. Op welke wijze zijn die fte’s communicatiefunctie georganiseerd binnen de gemeente Westland qua verantwoordelijkheden en taken?

c. Hoeveel externe inhuur heeft er plaatsgevonden in de communicatiefunctie in de gemeente Westland in 2012 en 2013 eerste helft en voor welke taken/projecten

Antwoord

a. In 2012 is er voor voorlichting € 188.000 uitgegeven. In 2013 is er tot 1 juli er voor € 72.000 aan uitgaven geboekt. Dit is exclusief de kosten voor taken en projecten die extern zijn uitgevoerd (zie hiervoor het antwoord op vraag 3c). De daling in formatie bij het team communicatie is het gevolg van de taakstellende bezuiniging op de organisatie.

Formatie team Communicatie

Peildatum

01-01-2012

01-01-2013

01-07-2013

Formatie in fte

15,42

15,42

11,39

Bezetting in fte

13,16

11,03

8,12

Aantal medewerkers

16

13

11

Formatie overig

Medewerker communicatie afdeling Planontwikkeling

Peildatum

01-01-2012

01-01-2013

01-07-2013

Formatie in fte

0.89

0.89

0.89

Bezetting in fte

0.89

0.89

0.89

Aantal medewerkers

1

1

1

b. De communicatiefunctie is centraal georganiseerd in team communicatie. Dit team levert communicatieadvies breed in de organisatie, zowel aan burgemeester en wethouders als aan afdelingen. De thema’s en de accenten, zoals benoemd in de voortgangsrapportage en de begroting zijn hierbij het uitgangspunt. Het team Communicatie is ook verantwoordelijk voor alle representatieve activiteiten van het college van B&W, Koninklijke en andere onderscheidingen en voor de gemeentelijke website en intranet. Communicatie is een integrale verantwoordelijkheid van de afdelingen. Wanneer het nodig is omdat de interne capaciteit of expertise ontbreekt, wordt er bij de afdelingen in sommige gevallen decentraal extra capaciteit ingehuurd voor de uitvoering. Dit geldt bijvoorbeeld voor de organisatie van het Westland Event alsmede de communicatie over de drie decentralisaties.

c. De kosten van de taken en projecten die extern zijn uitgevoerd zijn:

Project drie decentralisaties: € 6.000 (2012) en € 26.000 (1e halfjaar 2013)

Westland Event: € 8.300 (2012) en € 5.200 (1e halfjaar 2013)

Organisatie evenementen: € 8.300 (2012) en € 5.200 (1e halfjaar 2013)

Daarnaast zijn er tijdelijk drie medewerkers in gehuurd op de communicatiefunctie € 10.000 (2012).

Vraag 4

In de begroting 2013-2016 wordt structureel € 100.000 extra uitgetrokken voor het verbeteren van de communicatie met de burger.

a. Op welke wijze is/wordt hieraan invulling gegeven?

b. Is er een communicatiebeleid en communicatieplan van 2013 in de gemeente Westland? Zo ja, dan wil de fractie van Westland Verstandig-LEO 2.0 daar een digitale kopie van.

Antwoord
a Dit geld wordt gebruikt voor de inzet van lokale radio en televisie, met als doel inwoners te informeren over actuele ontwikkelingen en achtergronden. Concreet gaat het met name om de productie en uitzending van het wekelijkse verkeersjournaal en de rubriek Westland Report.

b. Er is geen communicatiebeleid en communicatieplan van 2013. De manier waarop wij communiceren is opgehangen aan de algemene regels voor overheidscommunicatie, zoals vastgelegd door de commissie Wallage in 2001. Hieruit volgt onder andere het communiceren aan de hand van thema’s en accenten met de bijbehorende kernboodschappen. De thema’s en de accenten zijn gebaseerd op de afspraken uit het CWP, vastgelegd in het college en vormen ook de basis van de begroting.

Vraag 5

Betaalde communicatie/voorlichting/PR.

a. In welke media zijn betaalde communicatie-uitingen door de gemeente Westland gedaan?

b. Graag uitsplitsing naar onderwerpen collegeleden en bedragen in 2012?

c. Idem 2013 (tot 1 juli)?

d. betrof het?

Antwoord

a. Het betreft het blad Gezond zijn beter worden, de gemeentepagina in Groot Westland en de uitzendingen van Westland Reports via de WOS.

b. Deze publicaties worden betaald vanuit daartoe aangewezen budget. Dit is niet gekoppeld aan individuele collegeleden.

c. zie het antwoord op vraag 5b

Vraag 6.

Westland Report.

a. Welke kosten zijn gemoeid met het programma Westland Report op de WOS?

b. Wie bepaalt welk onderwerp aan de orde komt en welk lid van uw College in beeld komt?

c. Wat zijn de concrete posten per collegelid 2012 en 2013 (eerste helft)?

d. Is het juist dat nagenoeg alle uitgesproken teksten worden aangeleverd door de afdeling communicatie en soms zelfs van ingehuurde krachten?

e. Welke rol heeft uw college bij de inhoud?

f. Hoe wordt door uw college gecontroleerd of berichten nog actueel zijn? Zo is nog niet zolang geleden uitvoerig aandacht besteed aan de "waterwoningen" in het plan " Het Nieuwe Water" van ONW. Maar in juli maakte uw college bekend dat het grootste deel van dat plan niet doorgaat: te dure woningen waar compleet geen markt voor is!

Antwoord

$1a. 2011: € 19.500

2012: € 88.500

2013: € 40.000 (t/m juni)

b. Ook bij het maken van de Westland Reports zijn de thema’s en accenten uit het CWP leidend. Dit zijn de belangrijkste onderwerpen waar het bestuur zich sterk voor maakt. De inzet van een Westland Report is onderdeel van een bredere communicatie-aanpak waarin onder andere doelen, doelgroepen en in te zetten middelen zijn opgenomen. Het Burgerjaarverslag en de nieuwjaarsspeech zijn hier uitzonderingen op.

c. Het communicatiebudget is niet opgesplitst per collegelid. Zoals bij vraag b al aangegeven, zijn niet de collegeleden maar de inhoud leidend. Uitgangspunt is wel dat collegeleden boegbeeld van het beleid zijn en ook een verantwoordelijkheid hebben in het uitleggen van gemaakte keuzes. Daarom komen zij vaak aan het woord in de Westland Reports. Er worden ook afleveringen van Westland Report gemaakt zonder dat collegeleden in beeld zijn.

In 2012 zijn over de volgende onderwerpen afleveringen gemaakt: natuurspeeltuin, arbeidsmigranten, energiebesparing bestaande woningbouw, WOZ-waarde, Werkplein Westland, maatschappelijk verantwoord ondernemen, handhaving, digitalisering dienstverlening, Westland heeft werk, afvalscheiding, hokken, zwemveiligheid zandmotor, gemeentehuis, leerplicht, jeugdbeleid, loftrompet, veiligheid rond oud en nieuw, gladheidsbestrijding, Centrum voor jeugd en gezin, Kanteling WMO en Centrum voor de Kunsten.

In 2013 zijn tot en met juni de volgende onderwerpen aan de orde geweest: woninginbraken, geld en energie besparen, basisschool Heenweg, WOZ-waarde, informatiepunt arbeidsmigranten, Ondernemen met je hart – ondernemersontbijt, wegwerkzaamheden in Westland, Wmo-vervoer

aardwarmte, dienstverlening, toerisme en recreatie, reddingsbrigade – zwemveiligheid op het strand, Westland Agenda, bestemmingsplannen en waterbergende kasdaken

d. Nee, dit is niet juist.

e. Het college zorgt voor nadere duiding van gemaakte keuzes, maar heeft geen bemoeienis met de inhoud van Westland Report.

f. De gemeente heeft geen Westland Report gemaakt over Het Nieuwe Water. Wel heeft ONW van 2011 tot medio 2012 een aantal ONW- journaals uitgezonden via de WOS. Voor de gemeente geldt in zijn algemeenheid dat als informatie over beleid en projecten door actuele ontwikkelingen achterhaald is, wij hierover via de ons ter beschikking staande middelen en kanalen communiceren. De samenstelling van de middelen- en mediamix is afhankelijk van de communicatiedoelen en –doelgroepen.

Vraag 7

Persberichten van uw college zijn de laatste tijd van een standaard vormgeving: eerst een kort tekstje, dan een citaat van de wethouder of burgemeester en dan een pakkende afsluiting. Wie maakt deze teksten en wordt daarvoor ook wel een externe kracht ingehuurd?

Antwoord

De teksten van de persberichten worden geschreven door de communicatieadviseurs. Er wordt hiervoor geen externe kracht ingehuurd.

Vraag 8

Is het College bereid vanaf 2014 flink te bezuinigen op de bestaande beleidsvoorlichting en collegepropaganda? Zo ja, hoeveel? Zo neen, waarom niet?

Antwoord

Wij werpen uw zeer suggestieve vraagstelling verre van ons. Wij hechten aan een goede informatievoorziening aan onze Westlandse inwoners. Het is belangrijk inwoners van Westland breed te betrekken bij het maken en uitvoeren van beleid. Communicatieadviseurs in dienst van de gemeente kunnen de brug slaan tussen organisatie en buitenwereld. De website, social media en daarmee webcare worden bovendien steeds belangrijker. Hierop wordt niet bezuinigd. Als gevolg van de taakstelling op de organisatie is de communicatiefunctie de afgelopen periode afgenomen met 4 fte.

Wij gaan er vanuit uw vragen met deze brief te hebben beantwoord.

Burgemeester en wethouders van Westland,

de secretaris, de burgemeester,

M. van Beek

J. van der Tak