Aanbesteding nieuwe gemeentehuizen nog in dialoogfase

Westland 20.02.2015 - De fractie Westland Verstandig heeft vragen gesteld aan het College inzake de voortgang nieuwe gemeentehuizen. Dit naar aanleiding

van het memo cq. eindejaarsbericht van wethouder Meijer van 19 december 2014 over de stand van zaken van de aanbesteding Nieuw Gemeentehuis.

Ingevolge het bepaalde in artikel 26 van uw "Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de Raad van de gemeente Westland 2013", beantwoorden zij deze vragen als volgt:

Vraag 1

Waarop is gebaseerd hetgeen in de eerste alinea van het memo wordt aangegeven dat er nu slechts informatie verstrekt kan worden over het proces en absoluut niet over andere zaken?

Antwoord vraag 1

De aanbesteding bevindt zich op dit moment nog in de dialoogfase. Hierbij ontwikkelen de afzonderlijke consortia hun (ontwerp)plannen om uiteindelijk te komen tot een definitieve inschrijving. Uit artikel 2.57 en artikel 2.110 van de Aanbestedingswet 2012 volgt dat het college van B&W, zijnde vertegenwoordiger van de gemeente, die terzake optreedt als aanbestedende dienst, informatie die door (een) gegadigde(n) aan hem als vertrouwelijk is verstrekt, niet openbaar mag maken.

De dialoogproducten die de consortia hebben ontwikkeld en ingediend, bevatten vertrouwelijke/ bedrijfsgevoelige informatie. Bovendien verschaft tussentijdse openbaarmaking van dergelijke stukken de consortia inzage in elkaars plannen, waardoor de mededinging ernstig zal worden verstoord. De consortia wedijveren immers nog met elkaar om de opdracht te verwerven. Verstoring van de mededinging is niet in het belang van de gemeente. Als wij de gegevens nu openbaar maken, handelen wij bovendien onrechtmatig jegens de betrokken marktpartijen.

Vraag 2

Wat is er tot nog toe gebeurd met betrekking tot de drie inschrijvers? Hebben zij plannen gepresenteerd en waarom worden die plannen niet aan de Raad en aan de Westlandse burgers voorgelegd?

Antwoord vraag 2

De drie geselecteerde consortia hebben plannen (dialoogproducten) gemaakt. Zoals in het antwoord op vraag 1 reeds is aangegeven, bevatten de dialoogproducten vertrouwelijke/bedrijfsgevoelige informatie, die op grond van wettelijke bepalingen niet openbaar gemaakt mag worden.

Vraag 3

Zijn er kostenindicaties gegeven? In de aanbestedingsvoorwaarden is als uitgangspunt genomen € 44.5 miljoen. Worden die indicaties gehaald of worden die overschreden?

Antwoord vraag 3

Het in de dialoogleidraad genoemde richtbedrag van € 44,5 miljoen is de plafondprijs waar de consortia mee rekenen. Als de consortia onder de plafondprijs blijven, zullen de jaarlijkse exploitatielasten het door de Raad gestelde maximumbedrag van € 3,7 miljoen niet overschrijden. Hoeveel de exploitatielasten werkelijk zullen bedragen, zal blijken bij de indiening van de plannen. Dit bedrag zal dus altijd lager zijn dan of gelijk aan € 3,7 miljoen en dat is waar het voor de gemeente om gaat.

Vraag 4

Welke afspraken gaat uw College maken met de inschrijvers over de bijkomende voorzieningen zoals parkeren, infrastructuur, afkoop claim, aanleg toegangsweg, etc.? Kan uw College in beeld brengen wat al die bijkomende voorzieningen zijn en wat die de gemeente gaan kosten?

Antwoord vraag 4

De consortia baseren hun plannen op het programma van eisen (PvE) zoals besproken tijdens de raadsvergadering van 30 oktober 2013. In het PvE zijn ook eisen opgenomen ten aanzien van parkeren en infrastructuur op beide kavels. Hierover worden dus geen aparte afspraken gemaakt met de consortia. Uitgangspunt is en blijft dat de jaarlijkse exploitatielasten het door uw Raad gestelde maximumbedrag van € 3,7 miljoen niet overschrijden.

Zoals op 12 december jl. gemeld in onze beantwoording van artikel 26 vragen over de afkoop van Vestia, zien wij geen rechtsgrond om de claim te erkennen. Dit onderwerp behoort sowieso niet tot de scope van het project Nieuw Gemeentehuis, maar is onderdeel van het project Hoogeland. Hetzelfde geldt voor de aanleg van de ontsluitingsweg van de wijk Hoogeland, waarvan de totale investering wordt geraamd op circa € 1 miljoen.

Vraag 5

Voor wat betreft de ontsluiting naar de Pijletuinenweg gaarne een uitsplitsing maken van kosten die op Hoogeland drukken en kosten die op het gemeentehuis gaan drukken.

Antwoord vraag 5

Zoals in het antwoord op vraag 4 aangegeven, komen de kosten voor de aanleg van de ontsluitingsweg van de wijk Hoogeland volledig ten laste van het project Hoogeland.

Vraag 6

De indruk bestaat dat zowel het perceel in het kader van de aanleg van de nieuwe ontsluiting parallel aan de Tiendweg alsook het perceel waar het gemeentehuis op gebouwd moet gaan worden bouwrijp gemaakt wordt. Is dat juist en waar worden deze kosten op geboekt?

Antwoord vraag 6

Er worden in opdracht van de gemeente op het perceel geen bouwactiviteiten uitgevoerd voor het nieuwe gemeentehuis. Het perceel wordt op dit moment tijdelijk gebruikt voor de opslag van materialen die nodig zijn voor de aanleg van de rotonde Middel Broekweg/Pijle Tuinenweg en de ontsluitingsweg.

Als het consortium kosten moet maken voor het bouwrijp maken van het perceel ten behoeve van de realisatie van het gemeentehuis, dan maken deze onderdeel uit van de aanbieding van het consortium.

Vraag 7

Waarom betracht uw College niet meer openheid en betrekt zij de Raad en de burgers niet nu al bij de plannen? Wat heeft uw College te verbergen?

Antwoord vraag 7

Zoals al aangegeven in het antwoord op vraag 1, mogen de plannen op grond van wettelijke bepalingen in deze fase van het proces niet openbaar gemaakt worden.

Vanaf het moment van gunning zullen wij uw Raad en onze inwoners niet alleen periodiek informeren over het proces, maar ook over inhoudelijke aspecten van het project. Tevens wordt dan gestart met omgevingsmanagement.

Vraag 8

Waarom is de notitie nietszeggend en waarom wordt ook niet het advies bijgevoegd waaruit blijkt dat de Raad nu wederom voordat er definitieve keuzes gemaakt worden alweer een blanco cheque aan het College moet geven? Waarop is gebaseerd de stelling dat het krediet beschikbaar moet zijn voor de definitieve inschrijving? Inschrijving kan toch plaatsvinden onder het voorbehoud goedkeuring Raad of ziet onze fractie dat verkeerd?

Antwoord vraag 8

Het juridisch advies waarop wij onze stelling baseren, zal als bijlage bij het raadsvoorstel over het beschikbaar stellen van het krediet worden gevoegd. Dit raadsvoorstel zal worden aangeboden ter behandeling in de gemeenteraadsvergadering van 14 april 2015.

Van het uitschrijven van een blanco cheque is geenszins sprake. Op 30 oktober 2013 heeft uw Raad besloten het college van burgemeester en wethouders op te dragen een DBFMO-aanbestedingsprocedure te volbrengen. Eén van de uitganspunten die u hierbij heeft meegegeven is dat de jaarlijkse exploitatielasten niet meer mogen bedragen dan € 3,7 miljoen. Dit is en blijft voor ons een hard gegeven.

Vraag 9

Is het College het met de fractie van Westland Verstandig eens dat door de bouw van het gemeentehuis de gemeenteschuld gaat oplopen met een bedrag van de aanneemsom danwel de piekvergoeding?

Antwoord vraag 9

De piekbetaling in 2017 heeft een nadelig effect op de verwachte schuldontwikkeling. Zoals eerder met u gewisseld, staat daar tegenover dat de exploitatielasten van de nieuwe gemeentelijke huisvesting lager zullen zijn dan de exploitatielasten na renovatie van de bestaande panden.

Vraag 10

Heeft uw College nog in overweging om eventueel af te zien van de DBFMO-constructie nu deze landelijk bezien in zijn algemeenheid wordt afgekeurd?

Antwoord vraag 10

Nee, dit is niet aan de orde. Wij voeren het raadsbesluit van 30 oktober 2013 uit, waarin het college wordt opgedragen een DBFMO-procedure te volgen met als doel nieuwe gemeentelijke huisvesting te realiseren. 

Vraag 11

Steeds meer aanwijzingen komen er dat de burgemeester van Westland wederom contact heeft met de WOC-participanten. Is dit juist? Na zijn ontmoeting in de Ridderhof in Maassluis waarover eerder vragen gesteld zijn, hoeveel keer heeft de burgemeester gesproken met één of meerdere WOC-bedrijven zowel officieus als officieel? Wat is de betrokkenheid van de burgemeester nog bij de gehele procedure anders dan als voorzitter van het College?

Antwoord vraag 11

De burgemeester heeft geen contacten met de WOC-participanten over het project Nieuw Gemeentehuis.

Sinds het aantreden van het nieuwe college in mei 2014 is wethouder Meijer verantwoordelijk voor het project Nieuw Gemeentehuis. De burgemeester is alleen als voorzitter van het college bij het project betrokken.

Vraag 12

Welke kosten zijn er tot nog toe gemaakt door de gemeente Westland aan de gehele procedure? Destijds heeft de fractie van Westland Verstandig geconstateerd dat de contracten die er met de diverse adviseurs waren een volstrekt open eind hadden en niet gesproken kon worden van vaste bedragen, maar van uurvergoedingen zonder plafond. Hoeveel kosten zijn er gemaakt en waar zijn deze op geboekt binnen de gemeente?

Antwoord vraag 12

Er zijn voorbereidingskosten gemaakt ten behoeve van de aanbesteding. In totaal gaat het om een bedrag van € 1,3 miljoen. Deze kosten zijn geboekt ten laste van het voorbereidingskrediet Nieuwbouw gemeentehuis.

Vraag 13

Is het de gemeente bekend of er tussen de diverse marktpartijen inmiddels contact is?

Antwoord vraag 13

Dit is ons niet bekend.

Vraag 14

Waarom is er vertraging ontstaan over de eerste dialoogproducten? Waarom vragen alle drie de consortia uitstel aan? Hoe is dat gegaan en is uw College bereid om de correspondentie daaromtrent beschikbaar te stellen?

Antwoord vraag 14

Zoals aangegeven in het memo van 19 december 2014 aan de commissie Ruimte, hebben de consortia verzocht om latere inzending van de eerste dialoogproducten omwille van de zorgvuldigheid. De verzoeken zijn mondeling gedaan tijdens zogenaamde expertsessies.

Vraag 15

Is uw College bereid om de volledige dialoogproducten aan de Raad beschikbaar te stellen? Uiteraard kan dat eventueel vertrouwelijk, alhoewel dat niet de voorkeur van de fractie van Wetland Verstandig heeft. Het standpunt van de fractie is bekend dat alles transparant dient te zijn en niets geheim of vertrouwelijk moet worden verstrekt.

Antwoord vraag 15

Zoals in het antwoord op vraag 1 is aangegeven, bevatten de dialoogproducten vertrouwelijke/bedrijfsgevoelige informatie, die op grond van wettelijke bepalingen niet openbaar gemaakt mag worden.

Vraag 16

Hetzelfde geldt voor de zogenaamde tweede dialoogproducten. Waarom worden die niet verstrekt en is uw College bereid om deze alsnog aan de Raad te verstrekken?

Antwoord vraag 16

Zie het antwoord op vraag 1.

Vraag 17

Destijds heeft de burgemeester aangegeven dat de Raad er niet meer aan te pas zou komen tot aan de oplevering van de gebouwen. Nu blijkt het anders te zijn en is er nog een raadsbesluit nodig. Dit laatste is uiteraard juist en nogmaals is ook steeds door de fractie van Westland Verstandig opgemerkt. Dat was één van de problemen die de fractie had met het voorliggende raadsvoorstel van oktober 2013. Heeft de burgemeester hier “een beetje dom” gehandeld, met opzet de Raad verkeerd geïnformeerd of zijn er andere argumenten waarom de burgemeester destijds de Raad –en dat is gewoon een feit- verkeerd geïnformeerd heeft? Welke consequenties verbindt de burgemeester aan deze onjuiste wijze van informeren van de Raad? Ook na aandringen van de fractie van Westland Verstandig bleef bij zijn standpunt dat hij het bij het juiste eind had. Op basis van welke adviezen is dat destijds gedaan?

Antwoord vraag 17

Van uw beweringen over de burgemeester nemen wij afstand. Uit het principe-besluit van uw Raad van 30 oktober 2013 vloeit logischerwijs voort dat de Raad het krediet nog definitief beschikbaar moet stellen. Oorspronkelijk was het de bedoeling dat het benodigde krediet pas na gunning, in het najaar van 2015, definitief beschikbaar zou worden gesteld. Dit was gebaseerd op de destijds beschikbare informatie en adviezen. Volgens ingewonnen juridisch advies en naar het oordeel van het Rijksvastgoedbedrijf is het echter van belang dat uw Raad vóór het uitsturen van de uitnodigingen voor de definitieve inschrijving, een besluit neemt over het krediet. Zonder positief raadsbesluit kan niet tot gunning worden overgegaan. Vóór de definitieve inschrijving dient het krediet in beginsel beschikbaar te zijn, zodat de gemeente geen verwijt treft dat een aanbesteding wordt gehouden zonder daar gelden voor beschikbaar te hebben gesteld.

Vraag 18

Destijds is een communicatieplan gepresenteerd en dat wordt nu met voeten getreden. Is het College het daarmee eens

Antwoord vraag 18

Ons vertrekpunt is het raadsbesluit van 30 oktober 2013, waarin als uitgangspunt is opgenomen dat inwoners actief worden geïnformeerd. Zoals eerder aangegeven, dienen wij ons op grond van wettelijke bepalingen vooralsnog te beperken tot communicatie over het proces. Vanaf het moment van gunning zullen wij uw Raad en onze inwoners niet alleen periodiek informeren over het proces, maar ook over inhoudelijke aspecten van het project. Tevens wordt dan gestart met omgevingsmanagement.

Wij gaan ervan uit uw vragen met deze brief te hebben beantwoord.

Burgemeester en wethouders van Westland,

de secretaris,              de burgemeester,

M. van Beek                J. van der Tak