Westland 30.10.2013 - De fractie Westland Verstandig-LEO 2.0 heeft B&W in een op 21 oktober 2013 ontvangen brief vragen gesteld over de positie van de WOC bij en na de Europese DBFMO-aanbesteding voor twee gemeentehuizen.
Ingevolge het bepaalde in artikel 26 van uw "Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de Raad", beantwoorden zij deze vraag als volgt:
Vraag 1
Wat is er waar van “de praatjes in de markt” dat WOC uiteindelijk in of na april 2014 als één van de drie kanshebbers zal worden geselecteerd en dat daar nu al over gesproken is tussen het College en vertegenwoordigers van WOC, althans dat daar mogelijkerwijs zelfs al afspraken over zijn gemaakt?
Antwoord vraag 1
De door u genoemde “praatjes in de markt” zijn niet waar. Het college van B&W en/of afzonderlijke collegeleden hebben niet gesproken met vertegenwoordigers van de WOC hierover. Er is dus ook geen sprake van een afspraak met de WOC dat zij bij voorbaat al tot één van de drie inschrijvingen behoren waarmee de concurrentiegerichte dialoog zal worden opgestart.
Vraag 2
Als er inderdaad gesproken is danwel afspraken gemaakt zijn, in hoeverre is dat dan correct en in overeenstemming met de zeer strenge Europese eisen die verwevenheid van belangen van inschrijvers en aanbesteders verbiedt?
Antwoord vraag 2
Deze vraag is niet van toepassing. Zie antwoord vraag 1.
Bij de aanbesteding zal correct en conform de geldende (Europese) wet- en regelgeving worden gehandeld. Aanbieders worden op gelijke, transparante en niet discriminerende wijze behandeld.
Vraag 3
Wat is de reden dat na 1 april 2014 de drie uitgeselecteerde aannemers aanspraak kunnen maken op een vergoeding/schadeloosstelling voor het geval zij niet uiteindelijk de partij zijn aan wie het werk gegund wordt? Zijn op dit punt toezeggingen gedaan aan WOC?
Antwoord vraag 3
De gemeente gaat als aanbestedende dienst met de formele uitnodiging (eind februari 2014) aan de drie geselecteerde consortia een verplichting aan tot betaling van een ontwerpvergoeding aan de consortia die aan het eind van de concurrentiegerichte dialoogfase een geldige inschrijving inleveren.
Deze ontwerpvergoeding wordt gebruikt om voldoende respons te genereren van geïnteresseerde consortia. Doordat een ontwerpvergoeding wordt betaald worden de partijen immers deels gecompenseerd in de hoge kosten die de concurrentiegerichte dialoog met zich meebrengen voor inschrijvende partijen.
Zowel in het raadsvoorstel voor de kredietaanvraag over huisvesting van de gemeentelijke organisatie als het daarbij als bijlage verzonden advies van Houthoff Buruma inzake kansen voor het MKB is het beschikbaar stellen van een ontwerpvergoeding opgenomen. De ontwerpvergoeding is één van de maatregelen welke aanvullende kansen biedt voor plaatselijke ondernemers.
Aan de WOC zijn hierover geen toezeggingen gedaan. Uit de mogelijke inschrijving van de WOC zal blijken of zij één van de drie inschrijvers zijn waarmee de concurrentiegerichte dialoog gestart zal worden.
Vraag 4
Kan uw College aangeven welke contacten er met WOC nog geweest zijn na de persconferentie zoals deze gegeven is in augustus 2013 en als die contacten er zijn, waar bestonden die dan uit?
Antwoord vraag 4
Het college van B&W heeft na de besluitvorming over het niet verder ingaan op het plan van de WOC in augustus 2013 geen formele contacten meer gehad met de WOC.
Ambtelijk is er minimaal contact geweest met afzonderlijke deelnemers uit de WOC. Deze contacten gingen over mogelijke leerpunten naar aanleiding van het gezamenlijk doorlopen proces, verkenning naar een mogelijke rol bij de herbestemming van de huidige gemeentehuizen en algemene verduidelijking over het te doorlopen DBFMO aanbestedingsproces.
Vraag 5
Is uw College op de hoogte gebracht van de verdere uitwerking van de plannen van WOC met betrekking tot de twee gemeentehuizen?
Antwoord vraag 5
Nee, het college van B&W is hier niet van op de hoogte. Het college kijkt uit naar de mogelijke inhoudelijke inschrijving van de WOC na publicatie van de aanbestedingsdocumenten.
Vraag 6
Heeft uw College nog contact gehad met financiële instellingen die verbonden zijn aan WOC danwel haar deelnemers vanaf het moment van het houden van de persconferentie?
Antwoord vraag 6
Het college van B&W heeft geen contact gehad met financiële dienstverleners van de WOC of een mogelijke andere inschrijvende partij. Het is het college overigens ook niet bekend wie de financiële dienstverleners zouden kunnen zijn.
Zie het antwoord op vraag 5 voor de contacten met de deelnemers van de WOC.
Vraag 7
Is uw College bereid om alle correspondentie beschikbaar te stellen die gewisseld is tussen het College/ambtenaren van de gemeente en WOC vanaf 1 januari 2013 tot heden?
Antwoord vraag 7
Er heeft geen correspondentie plaatsgevonden met de WOC buiten het door de WOC openbaar gepresenteerde ‘Bidbook 2 voor 5’. Zoals de fractie Westland Verstandig – LEO2.0 benoemd is gezamenlijk met de WOC opgetrokken ten behoeve van de communicatie van het plan van de WOC. Hierbij heeft echter geen schriftelijke correspondentie plaatsgevonden. Het college van B&W heeft geen inhoudelijke bemoeienis met de ontwikkeling van het plan van de WOC gehad.
Vraag 8
In hoeveel andere gevallen heeft uw College aan inschrijvers een schadeloosstelling betaald als zij niet uiteindelijk de uitverkorene zouden worden? Zo ja bij welke aanbestedingen en zo nee waarom wordt dan in dit geval dat wel gedaan?
Antwoord vraag 8
Het betalen van een ontwerpvergoeding als gevolg van een DBFMO aanbesteding heeft bij de gemeente Westland niet eerder plaatsgevonden. Bij DBFMO aanbestedingen is het betalen van een ontwerpvergoeding goedgekeurd door het Rijk en wordt sinds 2006 toegepast. Het is hierbij gebruikelijk dat als een aanbestedende dienst ontwerpen van marktpartijen uitvraagt, hier een vergoeding tegenover wordt gesteld.
Een schadeloosstelling heeft bij de gemeente Westland eerder plaatsgevonden bij het in 2010 gestopte gemeentehuisproject.
Wij gaan er vanuit uw vraag met deze brief te hebben beantwoord.
Burgemeester en wethouders van Westland,
de secretaris, de burgemeester,
M. van Beek | J. van der Tak |