Maatregelen gemeente tegen trage afhandeling vergunningsaanvragen

Westland 25.04.2022 - Op 25 april 2022 hebben B&W vragen ontvangen van de fractie ChristenUnie SGP SGP inzake trage uitvoering vergunningaanvragen.

Ingevolge artikel 42 van het Reglement van Orde informeren zij u als volgt.

Inleiding
De ChristenUnie-SGP ontvangt concrete aanwijzingen dat de afhandeling van vergunningaanvragen binnen gemeente Westland traag verloopt. De klachten die hen bereiken betreffen o.a. een aanvraag voor een WKK als reactie op de energiecrisis. Ook de communicatie laat te wensen over. Het betreffende bedrijf ontvangt na 8 weken en 1 dag (dit moet binnen 8 weken zijn) het bericht dat de beslistermijn met 6 weken verlengd wordt. Op diezelfde dag wordt ook het verzoek om aanvullingen verstuurd (= de gemeente wil 2 digitale bestanden in een ander digitaal formaat ontvangen).

Vanwege de eisen vraagt de voorbereiding van een dergelijke aanvraag veel tijd en inspanning voor bedrijven. In een periode waarin alles moeilijk beschikbaar, risicovol en kostbaar is, moeten bedrijven alle zeilen bijzetten om in deze crisistijd overeind te blijven. Vertraging in de afhandeling van een vergunningaanvraag brengt enorme extra kosten met zich mee.

Dit leidt tot de volgende vragen:

1. Is het bij het college bekend dat de procedure rondom vergunningaanvragen vertraging oploopt?

De vertraging rondom de procedure vergunningverlening is bekend bij het college.

2. Zo ja, wat is de reden dat de procedure rond een vergunningaanvraag zo wordt vertraagd?

Deze situatie is in 2021 ontstaan door een combinatie van factoren: de hoge instroom aan vergunningaanvragen en tegelijkertijd relatief veel personeelswijzigingen in dezelfde periode. Dit in combinatie met een zeer krappe arbeidsmarkt waarin het werven van voldoende en kwalitatief goed personeel moeilijker is. Er ontstond een situatie waarbij er onvoldoende menskracht was om de werkvoorraad van nieuwe aanvragen tijdig te kunnen oppakken. Er zijn direct een aantal maatregelen genomen (zie 4).

3. Geldt dit alleen voor aanvragen t.a.v. een WKK of geldt dit voor meerdere vergunningaanvragen?

Dit geldt voor meerdere vergunningaanvragen. Een vergunning aanvraag voor een WKK is complexer en vraagt altijd wat meer tijd om goed te beoordelen. Normaal gesproken worden dit soort vergunningen binnen 8 weken afgehandeld, en wordt er tijdig om aanvulling gevraagd. De afgelopen periode heeft dit om eerder genoemde redenen vertraging opgelopen. Daardoor zijn er maatregelen genomen om de situatie te verbeteren (zie 4).

4. Zo ja, welke actie wordt ondernomen om adequater en sneller vergunningen af te handelen?

Sinds deze situatie in 2021 ontstond, zijn diverse maatregelen genomen:

-In april 2021 is een collegebesluit genomen om eenvoudige vergunningaanvragen tijdelijk van rechtswege te verstrekken na 8 weken. Dit zijn aanvragen met een relatief laag risico. De beschikbare menskracht wordt ingezet op de meer complexe (meer risicovolle) zaken.

-Er is veel energie gestoken in het werven van personeel om alle aanvragen weer tijdig en kwalitatief goed af te handelen.

-Er hebben diverse procesoptimalisaties plaatsgevonden. Binnen het vergunningenproces wordt gewerkt met “continue verbetering” waardoor het proces steeds gemonitord wordt en bijgestuurd op knelpunten.

Deze verbeteracties hebben er toe geleid dat inmiddels geen aanvragen meer van rechtswege verstrekt worden, de gemiddelde doorlooptijden zijn inmiddels weer aan het dalen. Ook het aantal aanvragen dat niet tijdig is afgehandeld daalt inmiddels weer. Wij blijven hier oog voor houden zodat alle aanvragen weer tijdig afgehandeld kunnen worden.